Jeśli nie można w sposób rzeczywisty wejść w posiadanie takiego biura, może więc skorzystać z biura wirtualnego? Takie biuro w odróżnieniu od zwykłego istnieje jedynie w rzeczywistości wirtualnej. Biuro wirtualne to właściwie usługa, która w ostatnim czasie odnosi dość spory sukces. Wiele małych i średnich firm, które do swojej działalności nie potrzebują stałego biura, korzystają właśnie z możliwości jakie daje e-biuro. Co to jest właściwie biuro wirtualne, jakie daje korzyści dla firm wynajmujących? Największą zaletą biura wirtualnego, jest to, że go nie ma fizycznie. Jeśli go nie ma faktycznie, to nie ma potrzeby urządzania go, płacenia czynszu, czy też zatrudniania osób koniecznych do obsługi biura. Nie ma również kosztów związanych z remontami, ogrzewaniem i innych, które trzeba ponosić, jeśli się jest w posiadaniu fizycznego miejsca do pracy.
Nie da się jednak ukryć, że posiadanie biura w atrakcyjnym miejscu w Warszawie, Gdańsku czy na toruńskiej starówce nie ma znaczenia. Nie trzeba jednak z tego rezygnować. Wirtualne biuro umożliwia rejestrację firmy w bardzo atrakcyjnych dla biznesu miejscach. Zdobycie takiego adresu jest szczególnie cenne, jeśli celem działania firmy są kontrahenci działający właśnie w tej okolicy. Trudno jest kierować ofertę do mieszkańców Torunia, jeśli się ma swoją siedzibę w Rzeszowie. Ponadto prestiżowym adresem można się chwalić – nie każdy może mieć biuro w centrum Warszawy, czy Katowic. Jest to pewnego rodzaju kapitał, który służy pomocą w kontaktach biznesowych. Biuro wirtualne to nie jest powierzchnia służąca do wynajmowania, to usługa dzięki której nie tylko można założyć firmę, uzyskać REGON, NIP, ale również prowadzić swoją działalność, nie koniecznie ruszając się z domowych pieleszy.
Zazwyczaj usługi biura wirtualnego podzielone są na różnej wysokości abonamenty i w zależności od wyboru dokonanego przez zainteresowanego wynajmem można uzyskać na przykład nie tylko możliwość kierowania na adres biura korespondencji i jej przechowywania ale również przekazywania jej pocztą tradycyjną, pocztą elektroniczną, czy też przekazywanie informacji o nadejściu takiej poczty. Niektóre biura świadczą również usługi, które umożliwiają wynajęcie sal konferencyjnych, które mogą służyć do spotkań z kontrahentami, przyjmowania kontroli z urzędów, czy też po prostu do prowadzenia czynności związanych z działalnością. Jedną z ciekawszych propozycji na rynku wynajmowania biur wirtualnych ma toruńska firma Pollyart. To prężnie działająca firma na rynku Internetowym, zajmująca się głównie tworzeniem oraz prowadzeniem stron internetowych, Na rynku działają od przeszło ośmiu lat z sukcesami. Są właścicielami lokalu położonego w centrum Torunia, przy ulicy Mickiewicza 11.
To wspaniała zabytkowa kamienica położona jedynie pięć minut spacerkiem od toruńskiej starówki. Dla swoich klientów Pollyart proponuje w zależności od abonamentu – przyjmowanie oraz przechowywanie korespondencji. Możliwość odbioru tejże korespondencji osobiście od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania firmy, lub też wysyłanie zeskanowanej poczty mailem lub w tradycyjny sposób. O nadchodzącej korespondencji pracownicy firmy powiadamiają telefonicznie lub elektronicznie. Ponadto Pollyart, proponuje również założenie firmie wizytówki Google.
Dzięki temu firma staje się widoczna w sieci, co jest obecnie istotne, biorąc pod uwagę, że wyszukiwanie firm przez klientów rozpoczyna się właśnie w sieci. Oczywiście jest również możliwość wynajęcia Sali konferencyjnej na określony termin, jeśli jest taka potrzeba. Wynajęcie biura wirtualnego przynosi dla właściciela firmy wiele zalet. Oprócz wspomnianego prestiżowego adresu, ma on swobodę działania. Nie trzeba siedzieć w biurze, ale można pracować w zasadzie z każdego miejsca. Firma, mimo iż posiada adres, pod którym jest zarejestrowana, jest tak naprawdę anonimowa.