Dlatego coraz częściej osoby odpowiedzialne za organizację takich przedsięwzięć, decydują się na wynajem sali poza firmą. Na co zwracać uwagę i jak sprawdzić sale do wynajęcia w Warszawie lub w innym mieście np. we Wrocławiu czy w Poznaniu? Zobaczmy.

Doświadczenie pokazuje, że sale do wynajęcia mają o wiele lepszą infrastrukturę, niż pomieszczenia firmowe. Wpływa to na efektywniejsze wykorzystanie czasu przeznaczonego na spotkanie. Pamiętajmy, że planując event, musimy zwrócić uwagę nie tylko na wyposażenie sali. Bardzo istotne jest również to, co oferuje dane miasto, ponieważ często organizujemy szkolenia czy konferencje w innych miejscach.

 

Podstawowym kryterium, które musimy wziąć pod uwagę, zanim wpiszemy w wyszukiwarkę hasło „sala do wynajęcia”, jest liczba osób, które mają uczestniczyć w naszym spotkaniu, a także rodzaj spotkania. Te dwa czynniki w znacznej mierze determinują rodzaj wynajmowanego obiektu. O ile spotkanie na 10 osób można zorganizować „z dnia na dzień”, to konferencja na 100 osób wymaga już większego zaangażowania. Należy odpowiednio ją zaplanować, zarezerwować znacznie większy budżet oraz zarezerwować większą ilość czasu na sprawy organizacyjne. Niezależnie od skali przedsięwzięcia warto zwrócić uwagę na kilka czynników, które wyróżniają dobrą salę do wynajęcia.

Infrastruktura

Sala konferencyjna dawno już przestała być pomieszczeniem, gdzie upychano pościągane z całego hotelu lub restauracji krzesła. Minęła również moda na organizowanie spotkań w muzeach, galeriach, czy w innych tego typu instytucjach. Miejsca takie od dłuższego już czasu nie wytrzymują konkurencji ze strony profesjonalnych sal, które nie wymagają kosztownej adaptacji, ściągania sprzętu i całego zaplecza, by sprostać wymaganiom organizatorów konferencji.

Firmy, które decydują się na wynajęcie sali konferencyjnej na zewnątrz kierują się zasadą minimum własnego zaangażowania, maksimum korzyści. Stąd bierze się popularność portali, na których można z każdego miejsca i w dowolnym czasie znaleźć salę w dowolnym miejscu Polski i sprawdzić jej infrastrukturę – mówi Magdalena Dąbrowska ekspert portalu salerezerwacje.pl, gdzie szybko można zarezerwować salę z pełną obsługą nawet na 15-minutowe spotkanie.

Współpraca z zewnętrznym partnerem przy wyszukiwaniu miejsca konferencji to duża oszczędność czasu i wygoda. Nie ma problemu ze zlecaniem dodatkowych usług np.: tłumaczeń, obsługi hostess, czy rezerwacji noclegów. Organizatorzy mogą skupić się tylko na meritum, czyli programie, całą otoczkę konferencyjną zostawiając ekspertom. W bazie danych portali znajduje się wiele korzystnych lokalizacji (salerezerwacje.pl oferuje np. 750 sal w ponad 60 miastach Polski). Są to miejsca specjalizujące się w usługach konferencyjnych z niezbędną infrastrukturą. Eliminujemy więc ryzyko, że stracimy czas i nerwy w poszukiwaniu stolika pod projektor lub cała konferencja stanie pod znakiem zapytania, bo nie da się przysłonić okien w słoneczny dzień i prezentacja będzie niewidoczna. Jeśli jednak wybieramy salę sami, warto skorzystać z doświadczenia profesjonalistów i zwrócić uwagę na kilka istotnych zagadnień.

Co jest ważne i o co trzeba pytać, jeśli potrzebna jest np.: sala do wynajęcia w Warszawie czy Poznaniu?

• Możliwość dzielenia sali na mniejsze pomieszczenia. Bardzo często po głównej części spotkania, w której uczestniczą wszyscy goście, przychodzi czas na pracę w mniejszych zespołach. Sprawdźmy więc, czy i jak szybko (np.: podczas przerwy kawowej) personel techniczny jest w stanie przearanżować ustawienie sali, poprzenosić krzesła, donieść flipcharty, biurka itp.
• Nagłośnienie. Standardem powinien być dostęp do tradycyjnych mikrofonów na kablu lub bezprzewodowych, czy mikroporty. Upewnijmy się, czy na czas całego spotkania mamy do dyspozycji technika, który zna sprzęt i będzie potrafił szybko i skutecznie interweniować w razie awarii lub problemów z obsługą. To samo dotyczy oświetlenia, zwłaszcza możliwości zaciemnienia sali na czas prezentacji. Warto też z wyprzedzeniem sprawdzić, czy w okolicy podczas naszego spotkania nie jest planowany jakiś remont. Odgłosy pracy młotów pneumatycznych, koparek, czy radosne pokrzykiwania budowlańców są w stanie skutecznie zepsuć każde wystąpienie wymagające skupienia i zaangażowania.
• Dogodny dojazd i parking. Nie ma nic bardziej irytującego niż krążenie w kółko i szukanie miejsca, gdzie można zostawić samochód. Problem ten pojawi się niewątpliwie, jeśli sala do wynajęcia będzie zlokalizowana w centrum miasta. Kto porusza się samochodem, doskonale wie, jakim utrapieniem jest znalezienie w godzinach szczytu choćby jednego wolnego miejsca parkingowego. Jeśli przemnożymy poziom negatywnych emocji razy x, łatwo sobie wyobrazić, z jakim nastawieniem (i opóźnieniem) pojawią się nasi goście na konferencji. Warto więc od razu szukać miejsc, które dysponują własnym garażem lub parkingiem, albo pytać, gdzie jest dostępny parking, który można wykupić na czas trwania konferencji. Taką informację trzeba koniecznie przekazać uczestnikom. Inną opcją jest zorganizowanie przejazdu uczestników spotkania autokarem.
• Klimatyzacja z możliwością samodzielnej regulacji temperatury w sali. Rzecz absolutnie niezbędna latem, jeśli zależy nam na zaangażowaniu i komforcie pracy uczestników spotkania. Przy temperaturach sięgających powyżej 30 stopni Celsjusza nie ma co liczyć na przeciągi, wietrzenie i zapewnienia, że „się nie nagrzewa”. Nagrzewa się zawsze, a przy większej liczbie osób dobra wentylacja lub klimatyzacja jest nieodzowna nawet zimą.

Catering

Nawet najlepsza konferencja się nie uda, jeśli zawiedzie kuchnia. Stara prawda, że przez żołądek do serca, w przypadku uczestników eventu, sprawdza się w 100%. Planując posiłki, warto uwzględnić – oprócz zwyczajowych śniadań, obiadu i kolacji oraz przerw kawowych – również mały poczęstunek powitalny w formie bufetu.

Recepcja

Własna recepcja z punktem rejestracyjnym, jest nieodzownym elementem podczas każdego eventu. Sprawdźmy więc, czy w planowanym obiekcie jest dostatecznie dużo miejsca, by hostessy, bądź pracownicy sekretariatu, mogli przygotować własne stanowisko z identyfikatorami, listą obecności i materiałami konferencyjnymi. Warto również uzgodnić wcześniej możliwość i koszty za korzystanie z drukarki, faksu, ksero.

Konferencja i co dalej?

Jeśli planujemy spotkanie z noclegiem, zanim zdecydujemy o lokalizacji konferencji, przyjrzyjmy się atrakcjom i zabytkom w okolicy. Pod lupę należy wziąć również dodatkową ofertę hotelu, która uatrakcyjniłaby uczestnikom czas wolny. Jeśli pozwala na to budżet, można pokusić się o zorganizowanie pokazu tańca, czy koncertu muzycznego. Sporo hoteli czy firm posiadających własne sale konferencyjne ma w ofercie gotowe programy zróżnicowane zarówno pod względem potrzeb, kosztów, jak i liczby uczestników.

Jeśli wystąpienia przebiegną bez zarzutu, uczestnicy wyjadą z poczuciem, że byli na udanej konferencji. Dla organizatorów to najlepszy dowód na to, że zagrały wszystkie techniczne szczegóły, które miał spełniać wynajem sali. Zagadnienia, które wymieniliśmy, to absolutny niezbędnik, by podczas konferencji uniknąć kłopotów i nerwów, psujących efekt niekiedy kilkutygodniowych, jeśli nie miesięcznych przygotowań. Warto korzystać z nowoczesnych portali, (np. salerezewacje.pl) dzięki którym odpowiadające naszym potrzebom rozwiązania znajdziemy dosłownie w 5 minut.