Czy o nasze interesy lepiej zadba małe biuro, czy duża korporacja? Jakimi kryteriami się kierować? Te i inne kwestie związane z doborem biura rachunkowego omawiamy tym artykule.

Odpowiednia dokumentacja

Na początku sprawdźmy, czy pracownicy biura rachunkowego posiadają kompetencje i doświadczenie, by w sposób profesjonalny zająć się prowadzeniem naszej księgowości. Poprośmy o przedstawienie dokumentów, które potwierdzą zdobytą wiedzę i umiejętności. Wprawdzie biuro rachunkowe może prowadzić każdy, ale czy chcemy, aby naszymi finansami zajmowały się osoby, które nie posiadają stosownych certyfikatów ani pozwoleń?

Dawniej, by biuro rachunkowe mogło prowadzić księgi rachunkowe, niezbędne było posiadanie imiennego certyfikatu Ministerstwa Finansów uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, zwanego Certyfikatem lub Świadectwem Kwalifikacyjnym. Obecnie nie jest ono już wymagane, ale z pewnością jest to duży atut księgowego. Na takim certyfikacie znajduje się data jego wystawienia, która będzie dodatkową informacją na temat doświadczenia i umiejętności księgowego.

Dodatkowo można sprawdzić, czy firma współpracuje z osobami posiadającymi licencje doradców podatkowych, gdyż ich wiedza jest zazwyczaj bogatsza niż wymagania, które trzeba spełnić, aby uzyskać certyfikat.

Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej

Od 2004 roku biura rachunkowe są zobowiązane do posiadania polisy od odpowiedzialności cywilnej. Dodatkowo każdy doradca podatkowy powinien posiadać indywidualne ubezpieczenie. Warto sprawdzić, czy biuro rachunkowe zadbało o te dokumenty. A może ubezpieczeniem są objęte także inne działania, które nie są zawarte w tradycyjnej polisie – rozliczanie ZUS-u, Księgi Przychodów i Rozchodów oraz utrata dokumentacji? To także będzie dodatkowy atut biura.

Ochrona danych

To niezwykle istotny aspekt naszej współpracy. Brak właściwej ochrony danych osobowych może prowadzić do poważnych konsekwencji, dlatego zapytajmy, czy wdrożone zostały wszystkie procedury, które pozwolą na ochronę naszych danych zgodnie z aktualnymi regulacjami prawnymi.

Cena usług

Dobór biura rachunkowego to nie wybór tego najtańszego, ale takiego, które zapewni wysoką jakość usług i nie będzie zbyt mocno odstawać od cen rynkowych.

Trzeba mieć świadomość tego, że tania księgowość wiąże się z redukcją kosztów, najczęściej pracy ludzkiej. Niższe ceny to często węższy zakres usług, mniej doświadczeni pracownicy lub nadmiernie obciążone pracą księgowe, które mogą nie dotrzymywać terminów.

Dokładnie więc zapoznajmy się z ofertą biura, zapytajmy o obowiązki, preferowany sposób kontaktu. Może najlepszym dla nas rozwiązaniem będzie biuro wirtualne? Nie omawiajmy wszystkiego telefonicznie, ale spotkajmy się z właścicielem biura osobiście. Otoczenie, w którym pracują księgowe, będzie dla nas dodatkową wskazówką, jak przechowywane są dokumenty.

Zakres usług biura rachunkowego

W ofercie biur rachunkowych może się znaleźć szeroki wachlarz usług, zaczynając od rachunkowości podatkowej, poprzez obsługę kadrowo-płacową aż do rachunkowości finansowo-zarządczej. Mniejsze firmy księgowe mogą oferować węższy zakres usług, ale za to często mają bardziej indywidualne podejście do klienta lub oferują bardziej nieszablonowe rozwiązania. Z drugiej strony, jeśli prowadzimy działalność na dużą skalę, warto pochylić się nad ofertą dużego biura rachunkowego.

Doświadczenie oraz pozycja na rynku

Biuro rachunkowe z dużym doświadczeniem wzbudza zaufanie, ale duża liczba klientów może sprawiać, że zabraknie indywidualnego podejścia do klienta. Nie spisujmy więc na straty biur, które są nowe na rynku. Często księgowi, którzy pracują w większych przedsiębiorstwach, decydują się po latach na założenie własnej działalności. W takim przypadkach biuro, mimo krótkiego okresu obecności na rynku może posiadać w zespole wysoce wyspecjalizowanych, doświadczonych pracowników.

Przekazywanie, przechowywanie i legalność dokumentów

Podczas ustalania szczegółów współpracy zapytajmy o to,  czy dokumenty będą nam wysyłane elektronicznie, dostarczane pocztą czy np. będziemy zobowiązani stawić się po nie osobiście? Jeśli dysponujemy małą ilością czasu, to dojazdy do biura mogą stać się dla nas uciążliwe, dlatego warto już na samym początku ustalić ten aspekt współpracy.

Biura rachunkowe najczęściej archiwizują dokumenty, co jest bardzo wygodne, zwłaszcza w przypadku zapowiedzianej kontroli przez Urząd Skarbowy. Jeśli księgowa posiada pełnomocnictwo do reprezentowania nas w urzędach, to unikniemy nawet spotkania z urzędnikami. Wszystkie formalności załatwi za nas biuro.

Nie mamy wpływu na to, z jakiego oprogramowania korzysta biuro rachunkowe, ale jeśli podejrzewamy, że jest nielegalne, to liczmy się z tym, że może dojść do jego konfiskaty. Wraz z nią utracone mogą zostać także nasze dokumenty, jeśli są przechowywane na dysku. Co więcej, nielegalne oprogramowanie to także ryzyko pojawienia się błędów w obliczeniach czy niedopasowania do aktualnych, szybko zmieniających się przepisów prawnych.